شروط وأحكام الحجز والإلغاء والاسترداد

أولًا: التعريفات

لأغراض هذه الشروط، يُقصد بالمصطلحات التالية المعاني الموضحة أمام كل منها:

• الجهة المنظمة: الجهة المسؤولة عن تنظيم وإدارة Golden Flow 8.
• المشاركة: الشخص المسجل في الرتريت باسمه.
• الرتريت: البرنامج والأنشطة والخدمات المحددة في تفاصيل الحجز.
• الحجز الفردي: تسجيل مشاركة واحدة بالسعر الفردي.
• الحجز الثنائي: تسجيل مشاركتين معًا ضمن حجز واحد أو حجزين مرتبطين، وفق السعر الثنائي المعلن.
• البديلة: مشاركة جديدة تحل محل المشاركة المنسحبة، بعد موافقة الجهة المنظمة واستكمال متطلبات التسجيل.
• يوم العمل: يوم لا يكون عطلة رسمية في الدولة التي تتم فيها معالجة طلب الإلغاء أو الاسترداد.
• القوة القاهرة أو الظروف الاستثنائية: أحداث خارجة عن السيطرة المعقولة للأطراف، وقد تؤثر في تنفيذ الرتريت أو السفر، مثل الكوارث الطبيعية أو القرارات الحكومية أو الاضطرابات أو الأوبئة أو إغلاق الحدود أو تعطل وسائل النقل على نطاق مؤثر.

ثانيًا: رسوم المشاركة والحجز

تُحدد رسوم المشاركة وفق نوع الحجز كما يلي:

• الحجز الفردي: 8,888 ريالًا سعوديًا للشخص الواحد.
• الحجز الثنائي: 8,000 ريال سعودي للشخص الواحد، عند تسجيل مشاركتين معًا ضمن حجز ثنائي مؤكد.

تشمل الرسوم الخدمات الموضحة في عرض البرنامج أو تفاصيل الحجز المعتمدة، ولا تشمل أي خدمات أو مصروفات غير مذكورة صراحة، بما في ذلك تذاكر الطيران أو المصروفات الشخصية أو التأمين أو أي رسوم إضافية تفرضها جهات خارجية.

يُعتمد السعر وفق نوع الحجز المؤكد عند التسجيل. ويُثبت المقعد بعد سداد الدفعة المتفق عليها وتأكيد الحجز كتابيًا. ولا يُعد مجرد إرسال بيانات التسجيل أو إبداء الرغبة في المشاركة حجزًا نهائيًا.

ثالثًا: الدفعات واستكمال الحجز

تُحدد قيمة الدفعة الأولى ومواعيد الدفعات المتبقية عند التسجيل، وتُوضح للمشاركة قبل تأكيد الحجز.

تلتزم المشاركة بسداد الدفعات في مواعيدها وبالطريقة المعتمدة. ويجوز للجهة المنظمة تعليق الحجز أو إلغاؤه إذا لم تُسدّد الدفعة المستحقة في موعدها، بعد إشعار المشاركة ومنحها مهلة مناسبة متى كان ذلك ممكنًا.

تُحتسب أي مبالغ مستحقة أو قابلة للاسترداد بناءً على إجمالي قيمة الحجز، والمبالغ المسددة فعليًا، والتكاليف أو الالتزامات غير القابلة للاسترداد التي تم تحملها لصالح المشاركة، وذلك مع مراعاة هذه الشروط والأنظمة واجبة التطبيق.

رابعًا: الحجز الثنائي وتغيّر عدد المشاركات

يستفيد الحجز الثنائي من السعر المخفض بشرط استمرار مشاركتين ضمن الحجز أو توفير بديلة مقبولة قبل بدء الرتريت.

إذا تعذّر استمرار إحدى المشاركتين، يجوز لها ترشيح بديلة، على أن:

• توافق الجهة المنظمة على البديلة قبل اعتمادها.
• تستوفي البديلة متطلبات التسجيل والبيانات والمستندات المطلوبة.
• تلتزم البديلة بسداد أي مبالغ مستحقة أو فروق ناتجة عن نقل الحجز.
• يتم النقل خلال مدة تسمح بإتمام الترتيبات اللازمة، وقد يتعذر قبوله إذا ترتبت قيود تشغيلية أو تعاقدية.

إذا لم تتوفر بديلة أو لم تتم الموافقة عليها، فقد يُعاد احتساب رسوم المشاركة المتبقية للمشاركة المستمرة وفق السعر الفردي المعتمد، وذلك عن الجزء الذي لم يُسدّد بعد أو وفق التسوية اللازمة بحسب حالة الحجز والتكاليف المترتبة عليه. وتُبلّغ المشاركة بأي فرق مستحق قبل اعتماده متى كان ذلك ممكنًا.

لا تتحمل الجهة المنظمة أي مبالغ أو التزامات مالية ناشئة بين المشاركتين، بما في ذلك المبالغ المتفق عليها بينهما أو تكاليف البحث عن بديلة، ما لم توافق الجهة المنظمة كتابةً على خلاف ذلك.

خامسًا: الإلغاء من قِبل المشاركة

يجب تقديم طلب الإلغاء وفق الآلية الموضحة في هذه الشروط. ويُعتمد تاريخ استلام الطلب المكتمل كتابيًا لتحديد فئة الإلغاء، وليس تاريخ إرساله أو إبداء الرغبة فيه شفهيًا.

تُطبق التسوية التالية، ما لم تنص الأنظمة واجبة التطبيق أو شروط مزود خدمة معين على معاملة مختلفة:

• قبل موعد بداية الرتريت بـ14 يومًا أو أكثر: يُخصم 25% من إجمالي قيمة الحجز، ويُعاد المتبقي من المبالغ المسددة بعد خصم أي مبالغ مستحقة أو تكاليف غير قابلة للاسترداد تم تحملها لصالح المشاركة.
• من 8 إلى 13 يومًا قبل بداية الرتريت: يُخصم 25% من إجمالي قيمة الحجز، ويُعاد المتبقي من المبالغ المسددة بعد خصم أي مبالغ مستحقة أو تكاليف غير قابلة للاسترداد تم تحملها لصالح المشاركة.
• خلال آخر 7 أيام قبل بداية الرتريت أو بعد بدايته: لا يُسترد المبلغ في حالة الإلغاء الاختياري، مع مراعاة ما قد تقرره الأنظمة واجبة التطبيق أو ما توافق عليه الجهة المنظمة كتابةً في حالات محددة.

يُحتسب الخصم على إجمالي قيمة الحجز المعتمدة، وليس على مبلغ الدفعة الأولى فقط. وإذا كانت المبالغ المسددة أقل من قيمة الخصم أو التكاليف المستحقة، فلا يُطلب من المشاركة سداد الفرق إلا إذا كان ذلك مستندًا إلى التزام واضح ومقبول وفق الأنظمة واجبة التطبيق.

لا يُعد عدم الحضور أو مغادرة الرتريت مبكرًا طلب إلغاء، ولا يترتب عليه استرداد تلقائي، ما لم يتم الاتفاق كتابةً على خلاف ذلك.

سادسًا: استبدال المشاركة أو نقل الحجز

يجوز للمشاركة طلب نقل حجزها إلى بديلة، ويخضع ذلك لموافقة الجهة المنظمة وتوافر إمكانية تنفيذ النقل.

تتحمل المشاركة أو البديلة أي رسوم أو تكاليف فعلية تفرضها جهات خارجية بسبب التعديل، مثل مزودي الإقامة أو النقل أو الأنشطة، متى تم إبلاغهما بها أو كانت معلومة قبل إتمام النقل.

عند اعتماد البديلة واستكمال إجراءاتها، تُجرى التسوية المالية بين الجهة المنظمة والمشاركة الأصلية وفق المبالغ المسددة والتكاليف المستحقة. ولا تُعد الجهة المنظمة طرفًا في أي اتفاق مالي خاص بين المشاركة الأصلية والبديلة.

إذا تعذر النقل أو لم تُستكمل متطلبات البديلة، تُطبق سياسة الإلغاء الواردة في هذه الشروط.

سابعًا: إلغاء الرتريت أو تعديله من قِبل الجهة المنظمة

إذا ألغت الجهة المنظمة الرتريت نهائيًا قبل بدايته، تُراجع المبالغ المدفوعة وتُعاد المبالغ المستحقة عن الخدمات التي لم تُقدّم، بعد خصم أي مبالغ تخص خدمات أو حجوزات خارجية تم تنفيذها أو أصبحت غير قابلة للاسترداد، إذا كانت هذه المبالغ معلنة للمشاركة أو وافقت عليها.

إذا كان التعديل جوهريًا أو تعذر تقديم جزء أساسي من البرنامج، تُبلّغ المشاركات بالخيارات المتاحة، والتي قد تشمل التعديل أو التأجيل أو الاسترداد الجزئي أو غير ذلك بحسب طبيعة الحالة والتكاليف والأنظمة واجبة التطبيق.

لا يشمل أي استرداد تلقائي تكاليف تذاكر الطيران أو التأشيرات أو التأمين أو المصروفات الشخصية أو أي مبالغ دفعتها المشاركة مباشرة لجهات أخرى، وتخضع هذه المبالغ لشروط تلك الجهات.

ثامنًا: الظروف الطارئة والقوة القاهرة

إذا حالت قوة قاهرة أو ظروف استثنائية دون تنفيذ الرتريت أو أثرت فيه، تسعى الجهة المنظمة، بحسب الإمكان، إلى تقديم بديل مناسب أو تأجيل الموعد أو تعديل البرنامج.

تُحدد التسوية المالية في هذه الحالات بناءً على طبيعة الحدث، والخدمات التي تم تنفيذها، والالتزامات التي لا يمكن إلغاؤها أو استردادها، وأي مبالغ يتم تحصيلها من مزودي الخدمات، مع مراعاة الأنظمة واجبة التطبيق.

لا تُعد هذه المادة إعفاءً تلقائيًا من أي التزام، ولا تمنح أي طرف ضمانًا محددًا بالاسترداد أو التعويض، إذ تُقيّم كل حالة على حدة وتُبلّغ المشاركة بالخيارات المتاحة.

تاسعًا: تذاكر الطيران والتأشيرات والخدمات الخارجية

رسوم تذاكر الطيران والتأشيرات والتأمين والمواصلات أو الخدمات التي لا تندرج صراحة ضمن رسوم الرتريت غير مشمولة في قيمة الحجز.

إذا طلبت المشاركة المساعدة في ترتيب أي خدمة خارجية، فإن الحجز يخضع لشروط مزود الخدمة المعني، بما في ذلك شروط التعديل والإلغاء والاسترداد. وتكون الجهة المنظمة، عند تقديم المساعدة، وسيطًا في حدود ما تم الاتفاق عليه، ولا تضمن قرارات أو سياسات مزود الخدمة أو توافر الاسترداد منه.

تتحمل المشاركة مسؤولية التأكد من صلاحية جواز السفر واستيفاء متطلبات الدخول والتأشيرة والتطعيمات أو أي متطلبات سفر أخرى، ما لم يتم الاتفاق كتابةً على تقديم خدمة محددة بهذا الشأن.

عاشرًا: مسؤوليات المشاركة

تلتزم المشاركة بما يلي:

• تقديم بيانات صحيحة ومحدثة عند التسجيل.
• سداد الدفعات في مواعيدها.
• الالتزام بتعليمات الجهة المنظمة ومواعيد البرنامج.
• الإفصاح عن أي معلومات صحية أو غذائية أو احتياجات خاصة قد تؤثر في المشاركة، بالقدر اللازم للتخطيط الآمن.
• تحمل مسؤولية مقتنياتها الشخصية وتصرفاتها أثناء السفر والرتريت.
• التأكد من قدرتها على المشاركة في الأنشطة المعلنة، وطلب المشورة الطبية عند الحاجة.

لا تُعد الجهة المنظمة مسؤولة عن أي تأخير أو خسارة أو تكلفة ناتجة عن بيانات غير صحيحة، أو مخالفة التعليمات، أو عدم استيفاء متطلبات السفر، أو تصرفات المشاركة الشخصية، وذلك في حدود ما تسمح به الأنظمة واجبة التطبيق.

الحادي عشر: آلية طلب الإلغاء والاسترداد

يُقدّم طلب الإلغاء أو الاسترداد كتابيًا عبر وسيلة التواصل المعتمدة عند التسجيل، ويتضمن:

• اسم المشاركة.
• رقم أو بيانات الحجز.
• نوع الحجز.
• تاريخ الطلب.
• سبب الإلغاء، إن رغبت المشاركة في ذكره.
• بيانات الحساب أو وسيلة الاسترداد، عند طلب ذلك.

تراجع الجهة المنظمة الطلب وتحدد فئة الإلغاء والمبالغ المستحقة أو القابلة للاسترداد، وتوضح للمشاركة نتيجة التسوية وأي خصومات أو تكاليف مطبقة.

يتم الاسترداد، إن استحق، إلى وسيلة الدفع الأصلية متى كان ذلك ممكنًا، أو بالطريقة التي يتم الاتفاق عليها. وقد تستغرق المعالجة مدة تختلف بحسب وسيلة الدفع والبنوك أو مزودي الخدمات، ولا تشمل المدة أي تأخير خارج سيطرة الجهة المنظمة.

لا يُنفذ الاسترداد قبل اكتمال التحقق من هوية صاحبة الحجز وتسوية أي مبالغ مستحقة أو تعديلات مرتبطة بالحجز.

الثاني عشر: الإشعارات والتعديلات

تُرسل الإشعارات المتعلقة بالحجز أو الدفعات أو التعديلات أو الإلغاء عبر وسيلة التواصل المعتمدة في بيانات التسجيل. وتلتزم المشاركة بتحديث بيانات التواصل الخاصة بها.

يجوز للجهة المنظمة تعديل تفاصيل البرنامج أو مواعيده أو مزودي خدماته عند الحاجة التشغيلية، على أن تسعى إلى إبلاغ المشاركات بأي تعديل جوهري في أقرب وقت ممكن، وتوضح أثره على الحجز متى كان لذلك أثر مالي أو جوهري.

الثالث عشر: أولوية الأنظمة واجبة التطبيق

تخضع هذه الشروط للأنظمة واللوائح واجبة التطبيق على الحجز والخدمات المقدمة. وفي حال تعارض أي بند مع حكم إلزامي، يُطبق الحكم الإلزامي بالقدر اللازم، وتظل بقية البنود نافذة بالقدر الذي لا يتعارض معه.

لا تهدف هذه الشروط إلى تقييد أي حق لا يجوز تقييده نظامًا، ولا تُعد بديلاً عن مراجعة قانونية متخصصة عند الحاجة.

الرابع عشر: الإقرار والموافقة

أقرّ أنا المشاركة بأنني اطلعت على شروط وأحكام الحجز والإلغاء والاسترداد الخاصة بـ Golden Flow 8، وفهمت آلية الدفعات والإلغاء والاستبدال والتسوية والاسترداد، وأوافق عليها قبل إتمام الدفع وتأكيد الحجز.

كما أقر بأن أي استرداد أو خصم أو تسوية يخضع لحالة الحجز والمبالغ المسددة والتكاليف الفعلية وشروط مزودي الخدمات والأنظمة واجبة التطبيق، وأن المعلومات الواردة في عرض البرنامج أو تأكيد الحجز تُعد جزءًا من تفاصيل الحجز المعتمدة.